Samenwerken in tijden van Corona

We maken een compleet nieuwe situatie mee waar voor het eerst zo massaal thuis gewerkt wordt. Niet alleen op nationaal niveau, maar waarschijnlijk ook voor binnen jouw organisatie. Nog nooit werkte zoveel mensen tegelijk thuis.

Hier zal ik tips en ideeën bijhouden hoe je dit op een goede manier kan doen.

Een nieuwe balans vinden

Het is belangrijk om te beseffen hoeveel er in één keer verandert nu je collectief alleen nog maar vanuit huis werkt. Gun jezelf en de mensen met wie je werkt de tijd om jezelf aan te passen aan de nieuwe situatie.

Susan Cain geeft aan dat juist de kleine dagelijkse dingen je nu ook helpen een goed fundament te houden.

Mijn belangrijkste uitdaging? Nieuwsconsumptie beperken. Ik zit eraan te denken om elke 2 uur een kwartier nieuws lezen in te plannen.

Consequenties van collectief thuiswerken

Als je alleen maar online samenwerkt is er een kans dat je onderling vertrouwen afkalft. Je weet niet meer precies wat de ander doet, hebt minder informeel contact.

Wat te doen?

  1. Zorg voor jezelf: Eet goed, beweeg goed en week jezelf los van je beeldscherm
  2. Zorg voor structuur: plan je ontbijt, lunch, werktijd en regelmatige contactmomenten collega`s
  3. Heb plezier:
    1. Roy Beijaert (huisarts en redacteur) De gevolgen van deze langdurige pyjama-periode moeten haast wel zeer positief zijn. Zen en de kunst van het thuiswerken. Zo wordt geluk weer gewoon….
    2. Chantal van den Berg (Expert in Neuroscience): Mijn extra leukmaker is om juist in deze tijd iets te doen waar je om moet lachen. Dat is de manier om je brein blij te maken.

Hoe te beginnen?

Stap niet hals over kop in al te grote aanpassingen. Maar probeer stapsgewijs nieuwe manieren te vinden. Orange trail heeft een handig overzicht met waar je allemaal aan kunt denken.

Hun eerste stap: Ken je digitale middelen

Online meetings

Een belangrijk onderdeel van ons werk is de overlegstructuur, dus dat je met verschillende mensen op hetzelfde moment bij elkaar bent en direct op elkaar kan reageren. Er zijn verschillende manieren om dit op afstand met elkaar te doen.

Voorbereiding

Nog belangrijker dan bij een offline meeting is dat deze goed voorbereid is. Zorg voor een duidelijke agenda. In online meetings is het lastiger om te zorgen dat iedereen na elkaar spreekt. Je hebt minder non verbale communicatie en er is kans op vertraging op de lijn waardoor mensen onbedoeld door elkaar gaan praten.

Groepsbellen

De neiging is misschien om meteen naar video te grijpen, maar de kans dat er iets in de verbinding mis gaat is wel groter.

Video conferencing

Om online meetings te faciliteren kun je met videobellen werken met Skype. Bedenk daarbij daar dat er twee versies zijn. De gewone skype en skype voor business. Die praten niet altijd goed met elkaar.

Ook Facebook Workplace heeft video conferencing mogelijkheden.

Mocht je in deze periode een sollicitatie of ander belangrijk gesprek voeren via skype dan heeft Werf& een paar goede tips.

Thuiswerken praktisch

Zorg voor een prettige plek. Ook al kun je op korte termijn hier niet grote dingen voor regelen. Is het denk ik belangrijk om er wel aandacht aan te besteden. Een dag lang werken in een verkeerde houding, kan samen met al het gedoe rondom het online werken zorgen voor lichamelijke klachten. Het laatste wat je als organisatie wil is dat in deze periode mensen fysieke klachten ontwikkelen en een slechte werkomgeving kan daar een belangrijke oorzaak van zijn.

Plan je offline ontspanning.

De neiging is misschien groot om aan je beeldscherm gekluisterd te zijn. Alle communicatie gaat via de schermen: Zakelijk, prive en om al het nieuws bij te houden.

Een tip van Marijn Hogenkamp: Lees een boek

Overzicht houden

Trello

Een tool die werkt met kolommen en borden waar je makkelijk mee in teams mee kan online samenwerken. Ik gebruik het voor content planningen, team planningen, maar bijvoorbeeld ook om een overzicht te maken van de strenghts van clifford die we in het team hebben.

Online interactie

Er zijn veel tools waarmee je binnen een organisatie het discussiëren kan faciliteren.

Een overzicht van de mogelijkheden:

  • Microsoft teams – zit in de meeste office pakketten erbij, maar het kan door je ICT administrator uitgezet zijn. Orange trail verzorgt een aantal free webinars om een start te maken met Microsoft teams
De onderdelen van Microsoft team (Bron: Orange Trail Webinar)

Oplossingen buiten het office pakket:

Voordeel:

  1. je hebt geen ict-er nodig om het aan te zetten
  2. je kan ook makkelijk mensen van buiten je organisatie uitnodigen

Nadeel:

  1. het kan lastig zijn om iedereen er op te krijgen.
  2. het kan mensen tijd kosten om eraan te wennen

Voorbeelden

  • Workplace van Facebook
  • Slack – wordt veel gebruikt door ict-ers. Je werkt hier in channels die een bepaald onderwerp hebben. Je kan dus een apart channel hebben voor bijvoorbeeld het team marketing, maar ook een apart channel voor het project directmail.

Mail & Online documenten

Wat als inbellen niet werkt?

Het kan goed zijn dat je voor thuiswerken gewend bent om te werken met remote desktops zoals die van Microsoft of VDI.

De kans is aanwezig dat je hier niet altijd bij kunt. Het is daarom goed om te weten of er alternatieven zijn om bij je mail en documenten te komen.

Als je outlook gebruikt is er ook een webmail interface waar je meteen mee in je mail kan komen.

Als het binnen je organisatie een probleem is om op de netwerkschijven te komen is het handig om bestanden online te delen. Dat kan bijvoorbeeld via OneDrive

Wat als je geen office 365 hebt?

Als je geen office 365 hebt of je wil graag met een groep van ook buiten je organisatie samen in documenten werken. Probeer dan eens samen te werken in Google docs. Heb je nog geen zakelijke google account? dan kun je met je zakelijke adres een google account aanmaken zonder gmail en dus zonder dat iedereen met prive-gmail adressen hoeft te werken

Plezier

Roy en Chantal zeiden het al: zorg ook dat je ruimte houdt voor het plezier hebben in je werk. Langer thuiswerken kan best een vervelende aangelegenheid gaan worden en gun jezelf daarvoor ook kleine pleziertjes.

Je zou bijvoorbeeld conference call Bingo kunnen doen

Reacties?

Laat reacties na op het LinkedIn bericht over Samenwerken in tijden van Corona

Image by Juraj Varga from Pixabay