Makkelijk en snel digitale aantekeningen maken

We verwerken heel wat informatie in ons werk en dagelijks leven. Een essentiële vaardigheid in het verwerken van alle informatie is (digitale) aantekeningen maken. Hier een overzicht van hoe ik dat doe.

Een systeem voor digitale aantekeningen maken

Rick Pastoor noemt in zijn boek Grip: Het geheim van slim werken dat het handig is om één systeem te gebruiken. Mijn ervaring is dat dit niet meer mogelijk is. Je hebt zoveel verschillende soorten aantekeningen die je maakt, dat het niet goed mogelijk is om die allemaal in een systeem samen te laten komen. Wat dan wel essentieel is dat je zorgt dat de verschillende systemen goed op elkaar aansluiten.

Voordelen van digitale aantekeningen

Digitale notities zijn een uitstekende manier om uw notities te organiseren en te beheren. In tegenstelling tot traditionele papiernotities bieden digitale notities tal van voordelen, zoals zoekfuncties, organisatie, back-up en verspreiding van informatie.

1 De zoekfunctie.

Met digitale notities kun je snel en gemakkelijk zoeken naar specifieke informatie, zonder dat je door stapels papieren hoeft te bladeren. Dit is vooral handig als je veel notities maakt en snel toegang wilt hebben tot specifieke informatie.

2 De structuur

Met digitale notities kun je notities op een gestructureerde manier organiseren, zodat je snel en gemakkelijk toegang hebt tot de informatie die je nodig hebt. Je kunt je notities bijvoorbeeld organiseren op basis van onderwerp, datum of project. Dit maakt het gemakkelijker om uw notities te vinden en te gebruiken wanneer je ze nodig hebt. Daarbij is het grote voordeel ten opzichte van papier dat je ook na afloop de notities kunt herstructureren.

3 Makkelijk verwijzen

Het heeft deels te maken met de structuur, maar verdient toch een extra kopje: De mogelijkheid om te verwijzen van de ene notitie naar de andere notitie, maakt het veel eenvoudiger om verbanden aan te leggen. In Workflowy kun je zelfs een “mirror” maken van een notitie waardoor die op twee plekken tegelijk teruggevonden kan worden.

4 De back-up

Digitale notities worden automatisch opgeslagen in de cloud, zodat je altijd toegang hebt tot je notities. Je kunt ze niet in de trein laten liggen, zoals dat met een papieren notitieblok wel kan.

5 Samen

Je kunt digitale notities makkelijk delen met anderen: collega’s, vrienden of familieleden, zodat zij toegang hebben tot de informatie die jij hebt verzameld. Dit kan vooral handig zijn als u samenwerkt aan een project of als u informatie wilt delen met anderen.

…en de nadelen

Digitale notities hebben zeker voordelen, maar er zijn ook enkele nadelen ten opzichte van traditionele papiernotities die het overwegen waard zijn. Laten we eens kijken naar enkele van deze nadelen en hoe ze van invloed kunnen zijn op je notitie-ervaring.

1 Minder natuurlijk gevoel

Het maken van aantekeningen op een digitaal apparaat kan minder natuurlijk aanvoelen dan op papier. Het gevoel van een pen op papier kan een gevoel van verbondenheid met de informatie creëren dat soms ontbreekt bij het typen op een toetsenbord.

2 Afleiding

Digitale notities kunnen afleidend zijn vanwege notificaties en andere digitale afleidingen die je aandacht kunnen wegleiden van je notitieproces. Het constante binnendruppelen van meldingen kan je focus verstoren en de kwaliteit van je notities beïnvloeden.

3 Moeilijker om snel door notities te bladeren

Het kan lastig zijn om snel door digitale notities te bladeren en iets terug te vinden, vooral als je veel informatie hebt verzameld. Het gebrek aan fysieke pagina’s om door te bladeren kan het zoeken naar specifieke informatie bemoeilijken en tijdrovender maken.

4 Kosten

Het maken van digitale notities kan duurder zijn dan het maken van notities op papier, omdat er mogelijk een speciaal apparaat of software nodig is. De initiële investering in technologie kan een drempel vormen voor sommige mensen die liever de eenvoud en betaalbaarheid van papier gebruiken.

5 Slecht voor je lijf

Als je digitale apparaten gebruikt krijg je al snel een slechtere houding en vermoeidheid voor de ogen. Langdurig naar een scherm staren en typen op een toetsenbord kan leiden tot nek-, schouder- en rugklachten door een slechte zithouding. Daarnaast kunnen vermoeide ogen en hoofdpijn optreden als gevolg van langdurig blootgesteld te worden aan het schermlicht.

Apps

Op het moment is Workflowy mijn meest gebruikte app. Daarnaast gebruik ik Goodreads om bij te houden welke boeken ik lees en welke ik nog wil lezen.

Lange tijd gebruikte ik lange tijd Evernote en raindrop als Webclipper voor knipsels van het web. Daarmee kan ik makkelijk websites en artikelen opslaan als ik ze tegenkom. Dat heeft twee doelen: aan de ene kant makkelijker te vinden. Soms weet je nog dat je laatst een artikel hebt gelezen, maar je weet niet meer precies waar. Aan de andere kant heb ik dan een backup van het artikel voor het geval het offline gehaald wordt.

Voor de eerste functie gebruik ik nu ook Workflowy en voor de backup functie: Met websites als het Internet Archive kun je makkelijk oude websites terugvinden.

Pocket voor artikelen die ik nog wil lezen. Het makkelijke daarvan is dat ik die ook op mijn ereader kan lezen waardoor ik beter geconcentreerd kan lezen.

Goodreads voor de boeken die ik nog wil lezen

Op mijn remarkable maak ik handgeschreven notities. Die zet ik – meestal handmatig over – in workflowy en markeer ze dan als overgezet. Ook gebruik een Pomera voor het schrijven van notities zonder afleidingen.

Workflowy

Het systeem waar alles in samenkomt is voor mij nu Workflowy. Dit is een tool waar je eigenlijk eindeloze diepte aan bullet points kunt gebruiken. Het is echt mijn tweede brein geworden

• Je kan dus bijvoorbeeld beginnen met een lijstje van lekkere recepten,
• Daarna kun je binnen elk recept een bullet maken voor ingrediënten en een bullet voor bereiding.
• Binnen de bullet ingrediënten maak je dan weer een lijstje met alle ingrediënten aan
• Bij bereiding maak je een bullet lijst met alle stappen voor het daadwerkelijk bereiden

Voor de inrichting van Workflowy heb ik een aantal hoofdcategorieën gebruikt:

• In Overzicht hou ik mijn onderwerpen georganiseerd.
• In Actie wil ik items plaatsen waar ik nu mee aan de slag wil.
• In Inbox kan ik snel iets kwijt zonder dat ik meteen hoef te taggen of te sorteren
• Content is bedoeld voor artikelen die ik aan het schrijven ben. Dat kunnen ook nog grove gedachtes zijn
• Het Log is om bij te houden wat ik heb gedaan. Daar zit ook een deel van mijn dagboek in
• In Mensen kan ik aantekeningen kwijt van gesprekken met mensen of iets van hun achtergrond
• Notities zijn aantekeningen van boeken, webinars, videos of artikelen

Workflowy overzicht

In het overzicht op workflowy hou ik bij welke tags ik gebruik en doordat ze klikbaar zijn kan ik ze makkelijk terugvinden.

Eigenschappen

Workflowy is een flexibele tool waarmee je diep gestructureerde notities kunt maken. Het biedt de mogelijkheid om complexe ideeën en concepten te organiseren op een overzichtelijke manier.

1. Flexibiliteit: Workflowy biedt een flexibele structuur die het mogelijk maakt om complexe ideeën en concepten te organiseren.
2. Diepgang: Workflowy biedt een oneindige diepte aan bulletpoints, wat het mogelijk maakt om complexe ideeën en concepten te organiseren.
3. Import/Export: Je kunt je notities importen en exporteren om je informatie te migreren naar andere apps of services.

Nadeel

1. Leercurve: Workflowy is een flexibele tool en het kan even duren voordat je jouw systeem goed hebt ingericht.

Evernote

Al sinds 2007 gebruik ik Evernote voor het maken van notities. De killer feature van van Evernote is de webclippings die je kunt maken. Met de android app of de chrome/firefox extensie kun je heel makkelijk een heel artikel opslaan dat je online vindt. Met alle tekst en afbeeldingen erbij. Er is geen andere app die dat tot nu zo goed kan als Evernote. Een van de mooie technieken daarbij is dat de chrome extensie op basis van de inhoud op de pagina automatisch een map in Evernote selecteert. Stel je hebt een map met allemaal recepten en je “clipt” een nieuwe recept dat je tegenkomt, dan is de kans groot dat Evernote al de juiste map voor je voorselecteert.

Eigenschappen

Evernote is een veelzijdige notitiedienst die bekend staat om zijn webclipping-functionaliteiten. Met Evernote kun je eenvoudig webpagina’s opslaan met tekst en afbeeldingen. Het biedt een centrale plek voor al je notities en heeft een breed scala aan applicaties.

1. Webclipping: Je kunt heel makkelijk een volledige webpagina opslaan met tekst en afbeeldingen.
2. Structuur: Je kan je notities indelingen in noteboeken en tags om je informatie te organiseren.
3. Integratie: Evernote integreert met tal van derde partijen, zoals browserextenties, emailproviders en andere apps.

Nadeel

Gratis versie beperkt: De gratis versie van Evernote is beperkt en biedt minder functionaliteiten dan de betaalde versie en je continu wordt lastiggevallen met meldingen om de betaalde versie te kopen.

Raindrop

Het leuke van raindrop is dat je alle links en notities heel makkelijk kan organiseren. Ook worden ze leuk en handig visueel weergegeven. Daardoor vind ik inmiddels raindrop veel handiger om mijn links naar andere sites te organiseren.

• Je kunt ook je notities uit Evernote importeren in Raindrop. Dat gaat het makkelijkste met het Enex format. Nadeel is wel dat je dit per notitieboek moet doen, in mijn geval zo’n honderd.
• Er is een integratie mogelijk tussen Evernote en raindrop. Als er een notitie in een door jou bepaald notebook in Evernote wordt aangemaakt dan wordt diezelfde website ook opgeslagen in Raindrop. Die integratie loopt via IFTTT. (Het is bij mij nog niet gelukt om die aan de praat te krijgen)

OneNote

Microsoft OneNote is een populaire notitie-app die veel lijkt op een elektronische ringbandmapje. Het biedt uitgebreide functionaliteiten en is populair bij professionals voor het organiseren van notities.Functionaliteiten:

1. Ringbandstructuur: Je kunt je notities indelen in secties, pagina’s en subnotities om je informatie te organiseren.
2. Tabelen: Je kunt tabellen maken om data en statistieken op te slaan.
3. Formules: Je kunt formules maken om berekeningen uit te voeren.
4. Audio- en videorecording: Je kunt audio- en videoopnames maken en deze direct insluiten in je notities.
5. Synchroniciteit: Je notities zijn synchroon beschikbaar op alle devices waar je OneNote hebt geïnstalleerd.
6. Collaboratie: Je kunt je notities delen met anderen om samen te werken.

Nadelen

Het is een beetje houterig en niet heel flexibel.

Google Keep

Google Keep is een eenvoudige notitiedienst van Google die minder complex is dan Evernote en OneNote. De notities worden als een soort tegels of post its op de homepagina getoond. Makkelijk voor boodschappenlijstjes en het integreert handig met Google docs

Eigenschappen

1. Simpel: Google Keep is een eenvoudige app die perfect is voor gebruikers die een eenvoudige notitie-oplossing zoeken.
2. Kleurcodeering: Je kunt je notities kleurcodifieren om ze gemakkelijker te identificeren.
3. Prioriteren: Je kunt je notities prioriteren om je belangrijkste taken en ideeën te identificeren.

Nadeel:

1. Beperkte functionaliteiten: Google Keep biedt minder functionaliteiten dan Evernote en OneNote. En minder flexibiliteit dan Workflowy

Digitale notitieapparaten

Remarkable

De Remarkable is een dunne tablet (4,8mm) die notities maken, bijwerken en ordenen mogelijk maakt en deze opslaat in de cloud. Het apparaat laat je pdf-bestanden annoteren en zet je hanenpoten om in getypte tekst. De bijbehorende digitale pen kan schrijven als ballpoint, fineliner, stift, enzovoort. Het apparaat heeft geen backlight, wat een nadeel kan zijn. Het is echter de beste E Ink tablet voor studenten die veel handgeschreven notities maken. Het apparaat ondersteunt alleen PDF- en onbeschermde epub-formaten, wat betekent dat je geen toegang hebt tot je Kindle-inhoud of andere epub-boeken met digitale rechtenbeheer. Voor de handschrifherkenning betaal je wel een maandelijks abbonement.

Zie ook: mijn uitgebreide review van de remarkable

Lenovo Smart Paper

De Lenovo Smart Paper is een digitaal notitie-apparaat dat je in staat stelt om aantekeningen te maken en op te nemen, te schetsen, papieren documenten en boeken te lezen en synchroniseren. Het apparaat ondersteunt ook multi-touch en wordt geleverd met een Lenovo Smart Paper Pen en folio case. In tegenstelling tot de Remarkable draait de Lenovo Smart Paper op Android.

Er zijn echter problemen met het verkrijgen van bestanden van en naar de Smart Paper en sommige software-ervaringen, zoals gemeld door een gebruiker op het Lenovo community forum.

Het apparaat biedt de mogelijkheid om handschrift om te zetten in tekst en live dicteeropnames te maken, en ondersteunt synchronisatie van gegevens met pc’s en mobiele apparaten via de Lenovo Smart Paper App. Het apparaat wordt beschreven als een luxe product dat er goed uitziet en aanvoelt, maar het is te zwak en inflexibel voor meer veeleisende taken. Het gebruik van Lenovo’s cloud vereist na de eerste drie maanden betaling en de bijbehorende software lijkt nog niet helemaal ‘af’.
Bronnen: Tweakers, Business Insider

Kobo Elipsa 2E

• De Kobo Elipsa 2E lijkt primair een e-reader te zijn en secundair geschikt voor aantekeningen, met een focus op Kobo’s boekwinkel en aantekeningen maken in pdf’s, e-books, lege bladen of templates.
• De bijgeleverde stylus van de Elipsa 2E heeft een dikke punt, wat het schrijven minder precies kan laten aanvoelen.
• Het exporteren van aantekeningen op de Elipsa 2E gaat gemakkelijk, behalve als ze in e-books staan.
• De Elipsa 2E is de opvolger van de Elipsa en biedt een combinatie van lees- en schrijfmogelijkheden, met een E Ink Carta 1200 display en een stylus voor notities en tekenen.
• De software van de Elipsa 2E kan soms wat lag vertonen en heeft een niet-intuïtieve gebruikersinterface, maar het apparaat biedt een unieke combinatie van lees- en schrijfmogelijkheden.

Vergelijk Kobo, Lenovo en Remarkable

Bron: Tweakers

Kobo Elipsa 2E

De Kobo Elipsa 2E is primair een e-reader en secundair geschikt voor aantekeningen, met een focus op Kobo’s boekwinkel en aantekeningen maken in pdf’s, e-books, lege bladen of templates. De bijgeleverde stylus van de Elipsa 2E heeft een dikke punt, wat het schrijven minder precies kan laten aanvoelen. Het exporteren van aantekeningen op de Elipsa 2E gaat gemakkelijk, behalve als ze in e-books staan. De software van de Elipsa 2E kan soms wat lag vertonen en heeft een niet-intuïtieve gebruikersinterface, maar het apparaat biedt een unieke combinatie van lees- en schrijfmogelijkheden.

Lenovo Smart Paper

De Lenovo Smart Paper is een compleet pakket van een tablet met E Ink-scherm, een stylus en beschermhoes. Het apparaat draait op Android, waardoor het veel mogelijkheden biedt, vooral als je Android-apps gaat sideloaden. Het gebruik van Lenovo’s cloud vereist na de eerste drie maanden betaling en de bijbehorende software lijkt nog niet helemaal ‘af’. De Smart Paper wordt beschreven als een luxe product dat er goed uitziet en aanvoelt, maar het is te zwak en inflexibel voor meer veeleisende taken.

Remarkable 2

De Remarkable 2 wordt beschouwd als het beste notitieblok van de drie, omdat de software enkel gericht is op het maken en beheren van documenten en aantekeningen. De interface is eenvoudig en exporteren gaat via de cloudfunctionaliteit prima, al is het jammer dat je voor onbeperkt gebruik een abonnement nodig hebt. De Remarkable 2 biedt de hoogste wrijving op elk digitaal papier, waardoor het bijna aanvoelt als schrijven op echt papier. Het apparaat heeft een minimalistisch ontwerp en een interface zonder afleiding, waardoor het een ideale keuze is voor schrijvers die een gefocuste schrijfomgeving zoeken. Het apparaat mist echter functies zoals achtergrondverlichting en kleurendisplay, waardoor de functionaliteit beperkt is.

Pomera

De Pomera is een compacte, lichtgewicht notitieapparaat dat voornamelijk gericht is op het maken van aantekeningen. Het is ideaal voor onderweg doordat het licht is en een lange accuduur heeft. Het apparaat heeft een klein scherm en een fysiek toetsenbord, wat het typen van notities gemakkelijk maakt. Het apparaat heeft geen touchscreen of stylus, wat een nadeel kan zijn voor sommige gebruikers. Nog een klein nadeeltje: Het is alleen beschikbaar in Japan.

Onyx Boox Note Air 2

De Onyx Boox Note Air 2 is een E Ink tablet met een groot scherm en een stylus. Het apparaat ondersteunt een breed scala aan bestandsindelingen, waaronder PDF, epub, DOC en Mobi. Het apparaat heeft een warme en koude frontverlichting om het scherm gemakkelijker op de ogen te maken. Het apparaat heeft echter beperkte functionaliteit in sommige apps en de handschriftherkenning werkt minder goed dan bijvoorbeeld de Remarkable 2.

Amazon Kindle Scribe

De Amazon Kindle Scribe heeft een 10,2-inch display. Het apparaat lijkt op een extra grote Kindle Paperwhite of Oasis, maar mist de fysieke paginaknoppen van Amazon’s premium e-reader. Het apparaat ondersteunt alleen PDF- en onbeschermde epub-formaten, wat betekent dat je geen toegang hebt tot je Kindle-inhoud of andere epub-boeken met digitale rechtenbeheer.

Wacom Bamboo Slate Smartpad A4

De Wacom Bamboo Slate Smartpad A4 is een apparaat dat het mogelijk maakt om handgeschreven notities en tekeningen direct om te zetten in digitale bestanden. Het apparaat is compatibel met verschillende soorten papier en biedt de mogelijkheid om notities te digitaliseren en te delen. Hier zijn enkele kenmerken en gebruikerservaringen:

Kenmerken van de Wacom Bamboo Slate Smartpad A4:

• Het apparaat maakt gebruik van een pen en papier om gedachten en ideeën vast te leggen, die vervolgens digitaal kunnen worden opgeslagen.
• De gratis Wacom Inkspace app kan handgeschreven notities converteren naar tekst, bewerken en exporteren naar verschillende bestandsindelingen zoals JPG, PNG, PDF, SVG of WILL.

Gebruikerservaringen:

• Sommige gebruikers prijzen de eenvoudige manier waarop handgeschreven notities kunnen worden gedigitaliseerd en gedeeld.
• Er zijn echter klachten over de duurzaamheid van het product, waarbij sommige gebruikers melden dat de pen na slechts één gebruik kapot ging of dat bepaalde onderdelen snel versleten raakten.
• Er zijn ook opmerkingen over het automatisch uitschakelen van het apparaat wanneer er niet op geschreven wordt, wat sommige gebruikers als storend ervaren.

Sony DPT-RP1

De Sony DPT-RP1 is een E Ink tablet met een groot scherm en een stylus. Het apparaat is voornamelijk gericht op het lezen en annoteren van PDF-bestanden. Volgens de reviews heeft het een lange batterijduur en een slank ontwerp. Het apparaat heeft echter beperkte functionaliteit in sommige apps en mist de mogelijkheid om notities te maken in andere bestandsindelingen.

Tencent Mifi Reader Pro

De Tencent Mifi Reader Pro is een E Ink tablet met een groot scherm en een stylus. Het apparaat heeft een lange batterijduur en ondersteunt een breed scala aan bestandsindelingen. Het apparaat heeft echter beperkte functionaliteit in sommige apps en de handschriftherkenning werken minder goed dan bijvoorbeeld de Remarkable 2.

Voor het online samenwerken, heb ik een aparte pagina aangemaakt